Отдел обеспечения сохранности, учета и оцифровки архивных документов осуществляет прием и хранение документов, ведёт учет архивных фондов и документов, обеспечивает их сохранность,  производит выдачу дел из архивохранилища, контролирует их своевременное возвращение на места хранения. 

В архиве внедрен программный комплекс «Архивный фонд», который служит для накопления информации о составе и содержании документов, позволяет вести автоматизированный учёт, контролировать сохранность документов, их физическое состояние. «Архивный фонд» обеспечивает точный поиск нужного документа, быстрый доступ к информации.

Архивохранилище снабжено приточно-вытяжной системой вентиляции, гигрометрами для измерения температуры и относительной влажности воздуха. Отдел регулярно проводит мероприятия по оптимизации температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режима хранения документов. 

Специалисты отдела осуществляют проверку наличия документов, выявляют и отбирают дела, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии, проводят ремонт, подшивку, переплет и дезинфекцию.

Сотрудники отдела :

Гавриленко Светлана Сергеевна - заведующая архивохранилищем;

Кучина Наталья Витальевна - техник I категории.

 Направление деятельности по использованию автоматизированных архивных технологий проводит работу  по внедрению автоматизированных архивных технологий в деятельность архива, по оцифровке документов Архивного фонда Российской Федерации и созданию автоматизированного научно - справочного аппарата к архивным фондам.

При оцифровке документов используется современное оборудование: два книжных сканера PS7000 C MKII и Optima-V. Созданные в процессе оцифровки копии документов включаются в электронный фонд пользования, а также в автоматизированную поисковую систему, обеспечивающую оперативный поиск информации по ключевым словам. Электронные копии документов предназначены для использования в читальном зале, а также для исполнения запросов организаций и граждан, при этом подлинные документы пользователям не предоставляются.

Сотрудники отдела :

Ксенафонтова Ирина Александровна - заместитель начальника отдела обеспечения сохранности, учета и оцифровки документов;

Большакова Татьяна Александровна - главный специалист;

Петрова Ольга Викторовна - главный специалист.